佛山一家五金供应商与某公司的采购经理签了年度订单，货送了大半，对方公司突然主张经理不是法定代表人、未经公司授权，合同对公司不生效。签字人不是法定代表人，不当然导致合同无效，企业能否否认，取决于三层审查：签字人有无授权或足以令人信赖的职务外观、合同上有无公司印章、公司是否已经接受合同利益。

第一层：授权与职务外观

有书面授权书的，争议空间很小。没有授权书的，看职务外观：签字人是否为总经理、厂长、采购负责人，名片与邮件签名显示的职务，此前是否多次代表公司签约，供应商是否有理由相信其有代理权。长期对接、持续下单的人员，即便内部权限受限，也容易构成表见代理，合同仍对公司发生效力。

第二层：印章与追认行为

签字之外，合同有没有盖公司公章或合同专用章，是第一道直观判断。更实质的判断在公司行为：按合同收货入库、分期付款、开具或接受发票、在函件上确认欠款，任何一项都属于以行为追认。公司只盯着工商登记里的法定代表人姓名，却无视自己已经履行或受益的事实，否认效力很难成立。

第三层：受益事实的固定

收货后货物进入公司仓库并用于生产、设备在公司场地运转、货款从公司账户部分支付，这些受益事实应当逐项固定。材料上围绕公司知情和受益补证：授权书和任命文件核对出具主体与日期，名片、邮件签名连同历史签约记录一并固定，收货入库单和公司付款流水按批次对应，用印文件比对印章与备案印模是否一致，微信往来保留原始账号记录。

内部审批限制挡不住善意相对方

不少公司辩称"内部规定超过一定金额要董事长签字"。这属于内部管理关系，供应商没有义务知晓。只要供应商善意且无过失——签字人的职务、历次交易方式、用印情况足以支撑信赖——内部权限限制就不能对抗。公司承担责任之后可以向签字人内部追偿，那是另一层法律关系，不影响合同对外的效力。

供货方的下一步

供货方下一步应把公司知情和受益的事实整理成清单，向公司发出书面对账函要求确认；对方已经发函否认合同效力的，回函应逐条列明其收货、付款和确认记录，用事实回应而不是空讲法理。今后签约时，应核验签字人授权文件或要求加盖公司印章，两者至少占其一。广东佛山的连续供货交易里，最好把"谁有权下单"写进框架协议，比事后补证省事得多。