年底对账，佛山一家家具厂的财务发现四个客户的应收款账龄超过一年，其中一个客户的对接人已经离职。什么时候必须发函？对账龄超过一年的，答案是立即，不等年底集中处理，也不等客户再给一次承诺。诉讼时效从付款期限届满起算，函发得越晚，证据和财产流失的风险越大。

时效才是真正的时间线

账龄是财务语言，时效是法律语言。普通债权的诉讼时效为三年，自付款期限届满起算。账龄超过一年的款项，如果付款期限早就届至，剩余的时效窗口已经有限。窗口内，一次能够证明到达的催告就能让时效重新起算；错过窗口，债务人就取得了抗辩权。付款期限约定不明的账户，先通过一次书面催告把付款期限固定下来，时效起算点随之明确。

发函时间不取决于财务忙不忙、客户关系好不好，取决于每一笔款的付款期限。先把账龄表上每笔款的付款期限和时效届满日标注出来，再谈发函安排。

三个分级处置节点

逾期90日：电话加微信催收，保留记录。这个阶段的目标是提醒和确认金额，同步发出对账单请对方签认。

逾期180日：发出正式催告函。EMS寄送合同约定地址和注册地址，快递单上注明催告内容，保留底单和签收记录。催告函同步抄送对方的法定代表人和实际控制人，个人知悉的记录对后续谈判和送达都有用。同步查一次客户经营状态：是否仍在经营，有无新增诉讼和执行案件。

账龄超过一年：发律师函，完成一次书面对账，同步评估保全与诉讼。这笔款有保证人的，核查保证期间——保证期间与诉讼时效不同，期间经过担保人可能免责，不能再等。

一封催告函要写全五件事

具体金额（本金与逾期利息分开列）、对应的合同或对账单编号、付款期限、收款账户、逾期后果声明。催告函不是情绪宣泄，内容越具体，越容易在后续诉讼中成为有效证据。函件一式两份，请对方在回执联签收或盖章后寄回，回执拍照存档；对方拒签的，EMS签收记录即为送达佐证。债务人回函的，无论是请求宽限还是确认金额，回函本身就是中断时效的证据，要妥善留存。

发函的同时，查一次债务人状态

函是明面上的动作，背后还要核三件事：工商登记状态是否正常，有无注销或清算信息；有无新增被告案件和被执行人记录；法定代表人和股东有无变更。发现注销、转移财产迹象的，发函节奏要直接切换到立案和保全。

企业财务或老板本周可以做一件事：拉出账龄表，给每笔账龄超过一年的款项标注付款期限和时效届满日，先给风险最高的一家寄出EMS催告函。函件措辞和分级处置的台账做法，可以请律师结合企业的交易模式提供配套方案。