五金图纸外发，应按报价、试样或正式加工分别批准文件范围，水印注明接收对象和用途，任务结束后核查下载副本的去向。水印有助识别来源，撤回消息也只能处理部分传播入口，均不能保证图纸不再被复制。企业负责人宜先抽查一份已发附件，核对审批版本、接收账号和保密约定，再决定是否继续开放源文件。

报价需要哪些尺寸，决定第一次发出去多少内容

假设南海一家五金厂为铝型材连接件寻找钻孔外协厂，采购员准备在询价群发送整套可编辑图。供应商估算工时，可能只需要材质、孔位、精度和数量；文件中却还带有另一客户的装配结构、试验批次和修改记录。这是用于说明管理问题的假设，真正需要审批的是对方为本次任务应当看到哪些内容。

技术主管可以先导出询价用的局部视图，清除无关图层、批注和历史附件。待对方承担试样任务，再交付获准的加工尺寸。源文件确有编程需要时，记录开放原因与接收人员；不得仅因对方说图片看不清，就将整个研发目录压缩发送。删减也应由懂工艺的人复核，避免删掉影响安全或验收的公差，使保密处理反过来造成加工错误。

图纸若由客户提供，还要翻查委托加工合同中的外协限制。企业自己批准发送，未必满足客户对第三方接触资料的要求。需要另行授权的，应先确定外协单位、工序和披露范围；拿不到许可时，采购人员应调整加工安排，不能把内部审批当作客户许可。

商业秘密保护有条件。2025年修订的《反不正当竞争法》第十条要求信息具备非公开性、商业价值和相应保密措施。已公开的标准尺寸，不能靠加一层水印变成秘密；尚未公开的参数组合则应单独判断。技术主管宜把主张保护的内容落实到特定版本和位置，避免日后只说整张图都保密，却说不清泄露了什么。[现行反不正当竞争法](https://www.cnipa.gov.cn/art/2026/5/20/art_104_206437.html)

水印要能对应收件任务，也要经过导出验证

在满足正常加工辨识的前提下，建议水印包含接收单位或人员代号、任务编号、版本号及限定用途。例如为某供应商生成的报价预览，应能与本次询价记录对应。没有必要把员工身份证号、私人电话铺满页面；用内部代号关联受控名册，也能帮助追查发放对象。

具体字段、字体和有效期是企业管理选择，法律没有统一规定五金图纸须加哪种水印。最高人民法院商业秘密民事司法解释第五、六条要求审查泄露前的合理保密措施，标记、限制接触和限制复制等是可采用的方式。水印能否发挥作用，还要看收件人能否识别保密要求、措施是否覆盖实际交付资料。[商业秘密民事司法解释](https://www.court.gov.cn/zixun/xiangqing/254751.html)

资料管理员应打开准备发送的最终附件检查，而非只查看设计软件里的显示效果。导出后水印是否消失，压缩包内是否夹带未标记原图，缩略图能否暴露隐去的参数，都需要实际查看。以接收端完成一次预览、下载和打印测试，可以发现这些缺口；测试结论只针对所测版本和配置。

若采用受控链接，应核实是否支持指定人员访问、期限设置及访问记录，再按实际能力写入制度。对方能够下载普通文件时，链接到期无法自动清除其电脑副本；拍照、截图也可能绕过显示限制。审批人接受这种交付方式，便应同时确定下载后的保密责任和处置安排，不能在制度中写成技术上无法兑现的自动回收。

审批批准的是附件、用途和对象

一条只写“同意发图”的聊天回复，难以说明批准范围。申请记录至少应关联最终文件、任务目的、接收单位与账号、是否允许下载以及截止条件。文件版本可配合校验值登记，用于日后核对是否同一份资料；校验值本身不能证明收件人未再传播。

采购负责人确认供应商身份和工序，技术主管检查资料范围，制度指定的授权人员决定放行。对完整模型、客户限制资料或再次外协的请求，宜提高审批层级。经办人发现接收账号变化、群内新增另一家加工厂时，应暂停按原审批发送，重新确认对象。外协厂曾签过年度保密协议，也不意味着其所有员工和下游工厂都已获准接收。

安排可以按以下三种任务设置，具体仍应结合实际工艺调整：

外发任务	放行前确认	任务变化后的处理
多家询价	仅包含核价必需内容，区分各接收版本	确定承接厂后停止其他询价链接并追踪副本
试样加工	试样版次、可制作数量、允许接触的人员	转量产前重新批准，不沿用试样用途
正式生产	生效图号、可下载格式及必要的下游工序	转包、工艺变更或补发源图另行核准

保密约定宜明确接收方只能为批准任务使用资料，新增接触人员、转交第三方应按约定申请，并说明泄露通知、返还清除及核验方式。没签保密协议不宜直接判断毫无保护；司法解释第十条还涉及接收方知道或者应当知道资料属于商业秘密的情形。业务人员仍应把可识别的保密要求在发送前告知对方，减少以后对用途和知情状态的争论。

发送人员完成操作后，将实际发出的附件与审批记录复核。转发旧消息时尤其要检查附件，旧对话的图号可能已经作废。佛山及珠三角五金配套中，外协钻孔、表面处理和装配各需要的参数不同；把同一份全图不断转入新群，会使每次批准的范围失去意义。

回收从发送台账逐项核销，异常资料先保全

任务取消、图纸换版或合作结束，可以作为回收触发点。资料管理员从发送台账列出收件人、文件版本、链接及已知再接收方，向对方发出停止旧版使用和处理副本的通知。关闭本企业控制的入口后，另行核对本地文件、聊天附件、共享盘、打印件等处置情况。不能仅凭本企业看不到原消息，就登记全部回收。

对方的删除说明应指向具体资料，写明执行人、时间、范围以及不能删除的部分。确有依法留档或处理争议的必要时，应核实依据并限定保存副本、访问人员和用途，不能继续拿旧图生产其他订单。双方约定的核查也应限定于相关工作资料，不得擅自登录他人私人设备取证。对于对方无法说明的副本，保留未核销状态和后续跟进人。

如果发现图纸已流到未经批准的工厂，止住扩散和保存证据应同时安排。保留原始聊天、附件、接收账号资料、当时的审批及权限日志，记录发现途径；在保留必要记录后限制继续访问。不要要求所有参与者清空聊天记录来证明删除完成，那会损害查明传播经过的条件。

需要诉讼救济时，应区分日常回收约定与对侵权人的请求。司法解释第十八条规定了请求法院判令侵权人返还、销毁载体或清除其控制信息的救济；企业不能据此自行进入对方系统删文件。存在继续披露风险的，可结合紧迫性、损害及证据评估行为保全申请，由法院依法审查。水印相同只是调查线索，还需核对接触机会、具体信息及是否超出授权使用。

佛山孟翔律师实务提醒

孟翔律师，广东佛山执业律师，广东尚尧律师事务所执行主任，兰州大学法律硕士。

准备调整外发规则的五金企业，可以选一笔仍在试样的外协任务，让采购拿出实际发送附件，技术主管对照批准范围，资料管理员从收件端测试链接与水印。发现压缩包夹带源图、收件账号不明或旧版仍可访问时，逐项指定处理人，并核查是否已产生下载副本。

负责人验收这次调整时，应追问该笔任务完成以后，哪几份文件要停止使用，谁向接收方核实副本去向，哪些留档例外尚待确认。把答案落到这笔任务的记录中，下一次批准发图才有可沿用的操作依据。