医疗设备投放后，耗材采购没有达到预定数量，欠款不能一概按“采购缺口×耗材售价”折算。已有独立租金及折抵规则的，核算租金余额；只有最低采购承诺的，需审查违约及损失。佛山医疗器械企业出具补差账单前，应核对投放协议、耗材验收与到账记录，分清哪些钱已经到期，哪些金额仍需证明。

同样写着免费投放，结算依据可能不同

以佛山医疗器械企业向珠三角检验机构投放分析设备、持续供应配套耗材为例，设备报价、耗材价格和采购目标可能写在不同附件里。账面上显示设备免费使用，合同内却另有未达采购量的补偿条款。仅凭“免费”二字认定没有任何费用，或仅凭设备价值认定应补全额租金，都可能漏掉实际约定。

一种安排是设备有独立的年度租金，每采购并结清一定数量的耗材，就按约定比例抵减租金。这时耗材采购额是计算优惠的依据，租金净额取决于哪些采购已满足抵扣条件。采购方同时负担耗材价款和设备租金时，两项都是其向供应方支付的债务；协议中的“抵”可能只是租金优惠算法，不能直接当作双方互负债务的法定抵销。

另一种安排没有独立租金，只约定免费使用设备，并承诺每年最低采购数量。未完成目标时是否补钱，要继续看采购承诺是否有约束力、合同是否约定补偿方法。如果文件只写预计用量或业务预测，还需结合磋商过程和履行记录，判断是否形成最低采购义务。供应商自己的投放回本测算表，不能单独证明使用方接受了该义务。

《民法典》第四百六十六条及合同编通则司法解释第一条要求结合合同条款、目的、磋商与履行情况解释约定。对已经存在但计价不明的租金义务，可按第五百一十条、第五百一十一条审查补充协议、相关条款、交易习惯及相应市场价格。这个补充过程不能凭空把原本约定无偿的设备使用改成市场租赁收费。

抵扣规则明确后，按触发事件复算账目

假设双方有效约定：设备验收后完整使用一年的租金为十二万元；该年度采购、验收且付清的合格耗材货款，每五元抵一元租金，当年抵扣不超过十二万元；耗材价款仍须支付，年末结算补差。再假设没有停机减租、退货或其他调整事项，以下数字仅用于演示。

使用方当年验收耗材五十万元，已经支付四十万元，另十万元耗材款到期未付。计算结果为：

结算项目	本例计算	金额
已交付耗材的到期货款	五十万元减已付四十万元	十万元
已产生的租金抵扣额	四十万元除以五	八万元
年末租金净额	十二万元减八万元	四万元

在这一明确假设下，现时账单可列耗材款十万元、租金补差四万元。若合同改为验收即取得抵扣资格，则五十万元均进入抵扣基数，租金余额只有两万元，耗材欠款仍是十万元。只改变一个抵扣触发条件，就会改变两万元的请求金额。

对迟付耗材款也要读清条款。年末尚未到账的十万元在次年支付后，是否允许回补上一年度抵扣？如果允许，后续租金还需调减两万元，不能收齐原账单后仍保留全部补差；如果约定资格于年末截止，则审查该截止条款是否清楚、有效，是否另经双方变更。企业应在账单中写明结算截止日和后续回补办法，避免财务系统持续显示已不存在的欠款。

采购订单金额、发票金额、验收金额和实际到账额也可能不同。以付款为触发条件时，开票本身不代表完成抵扣；以合格验收为条件时，已确认退货的批次应作对应冲回。赠送试剂、质量控制用耗材是否计入采购量，须查看合同口径。设备检测次数可用于核对耗材使用情况，但没有换算约定和用量证据，不能直接拿检测次数代替采购数量。

没有租金公式时，不能把未采购耗材全部当成欠款

若协议仅约定年采购六十万元耗材，实际采购四十万元，少采购的二十万元尚未对应实际供货，不能仅凭这个差额认定为已交付耗材的到期货款。还应核查具体订单、预付款约定和履行进度；年度采购目标本身没有把所有未下单商品都变成已到期价款。

存在有效最低采购承诺且采购方违约的，供应商可依据约定追究责任。协议约定每缺一单位耗材支付一定补偿时，要判断该费用是设备使用价款的结算方式，还是针对采购违约预先确定的赔偿。后一种情形即使名称叫设备补偿费，也应审查违约金规则，不能仅换个名称就排除调整。

没有约定赔偿算法而主张销售利润损失的，应证明缺口、可获得利润、履约成本与因果关系。《民法典》第五百八十四条及合同编通则司法解释第六十条要求把合理成本纳入核算。未售耗材无需采购的成本、未发生的配送和相应服务费用，应与预计收入一并列明；销售收入二十万元不能直接当作利润二十万元。

设备采购成本是否还有未回收部分，可以作为损失审查的材料，但整台设备原价不当然全部由使用方承担。供应商仍拥有设备、已取得一部分耗材收益、设备还能回收投放的，都要说明如何影响损失。若租金补差已经补偿同一期间的设备使用价值，又按同一价值要求投放损失，应说明各自覆盖的项目，剔除重叠部分。

约定违约金被请求调减时，双方都应围绕损失提供材料。合同编通则司法解释第六十四条、第六十五条规定了举证和衡量规则；“合同写多少就收多少”不足以回应过高抗辩。对方也不能只写一句没有损失，便要求全部免除责任，应提出成本节省、设备回收利用等具体事实。

未达标的月份，设备和供货是否正常

采购量下降可能来自使用机构需求不足，也可能来自设备反复故障或供应方断供。把这些月份全计入正常采购考核，再追同额租金补差，可能掩盖供应方自身的履行问题。

对具有租赁性质的设备使用安排，《民法典》第七百零八条要求出租人交付并保持租赁物符合约定用途；第七百一十二条、第七百一十三条规定维修义务及维修影响使用时的租金减少或租期延长，并区分承租人过错。具体应减多少、延多久，要核对维修责任、影响程度和持续时间，不能把一次报修直接折算成整年免租。

最低采购量也不会因设备报修就自动按天同比降低。应审查合同是否约定暂停考核、延长采购周期，以及故障或断供造成了多大采购缺口；使用方对损失也有过错的，按相应责任处理。维修工单、设备日志、替代机交接、耗材缺货通知，比月底事后补写的停机说明更便于还原当时情况。

提前退机还涉及结算时段。设备交付、安装、验收、试用结束，哪一天开始计租，应有合同与记录对应。合同依法解除并返还设备后，已到期账款与未来损失分别核算。对符合合同编通则司法解释第六十一条适用条件的持续履行定期合同，可得利益涉及寻找替代交易的合理期限，不能随意把全部剩余期间租金列为损失；该条也保留了剩余期限短于合理替代期限的例外。回收后的再次投放记录应纳入核算，减损义务不能遗漏。

佛山孟翔律师实务提醒

设备供应企业准备催收时，可让财务与售后共同核对一张按设备序列号编制的结算表：每行对应计租期间、耗材批次、抵扣触发凭据及异常停机情况。财务确认到账，售后确认可使用期间，业务人员核实补充承诺，避免三套记录各自算出不同的欠款。

诉前检查尤其要看补差是否已经到期。按年结算的折抵优惠，不能未经依据便在年中把全年采购缺口全部提前催收；合同允许中途结算或有其他法定依据的，再作相应处理。向对方发送账单时附计算口径，要求其逐项说明退货、补付款和停机异议，保存送达及回复记录。

孟翔律师，广东佛山执业律师，广东尚尧律师事务所执行主任，兰州大学法律硕士。对于准备签署欠款确认的设备使用机构，应要求确认书分别写明耗材款、租金补差及争议补偿，不把未核准的采购缺口合并签成无条件欠款；对供应企业，下一步应先核准抵扣基数和回补规则，再确定催收金额。

法律依据

• [《中华人民共和国民法典》](https://www.beijing.gov.cn/zhengce/zhengcefagui/202006/t20200602_1913330.html)：第四百六十六条、第五百一十条、第五百一十一条、第五百七十九条、第五百八十四条、第五百八十五条、第五百九十一条、第五百九十二条、第七百零八条、第七百一十二条、第七百一十三条、第七百二十一条。
• [最高人民法院关于适用《中华人民共和国民法典》合同编通则若干问题的解释](https://www.court.gov.cn/zixun/xiangqing/419382.html)：第一条、第六十条、第六十一条、第六十三条至第六十五条。