发出一份副本，先查它究竟是什么

假设佛山一家包装印刷厂的客户纸稿已被要求封存。销售员收到客户“把之前那份稿发回来”的消息，便从电脑中发出一个扫描文件。企业随后担心：原件没有拿走，只发副本，会不会也涉及妨害取证？

私自发送副本不当然构成犯罪，原件仍在也不当然排除风险。需要查清谁提出封存、范围是什么、销售员实际知道什么、发出了哪个版本，以及发送是否帮助他人毁灭、伪造证据或实施其他具体妨害行为。“取证妨害”是对问题的描述，不能替代具体罪名的要件。

客户送来的纸稿、工厂加了批注的校样、最终付印清样，可能内容相近，却证明不同事实。尤其是订单金额、交稿日期、修改指令或签名曾发生变化时，“只是原稿的副本”必须通过内容比较确认，不能由文件名决定。

“封存”两字，不能省去提出要求的人和文件

先找最初的要求，而非只看销售群里一句“暂时别动”。核对作出要求的主体、时间、文书、清单、保管地点、禁止动作，以及企业内部如何传达。

如果属于刑事侦查中的查封、扣押，刑事诉讼法第一百四十一条要求对相关财物、文件妥善保管或者封存，不得使用、调换或损毁；第一百四十二条要求查点并开列清单。哪些纸稿、载体在清单中，是否把存储扫描件的电脑或硬盘也列入，需要具体核对。

如果是行政执法中的先行登记保存，行政处罚法第五十六条有相应条件、批准和处理要求，保存期间当事人或有关人员不得销毁或转移证据。行政查封、扣押又有行政强制法规定的决定书、清单及保管要求。不能把行政机关的措施直接改称司法查封，再不加区分地套用刑法第三百一十四条。

如果只是客户要求保密留存，或企业内部因争议暂停处置文件，它与国家机关依法采取措施不同。违反内部授权可能引起劳动管理、合同或保密责任，但不由此自动产生某项刑事责任。反过来，尚无正式封条，也不是可以故意帮助他人毁证的许可。

文书表述含糊时，应向作出要求的机关核实能否复制、提供何种材料，并保留答复。客户即使是纸稿所有人，也不能自行解除国家机关已经依法采取的措施。

“原稿还在”之外，还要比较发送前后的版本

单看文件大小或发送次数，无法说明证据发生了什么变化。应把封存对象和实际附件逐页对应，至少区分三种事实：

1. 发送的是此前就保存的客户原始来稿，没有工厂批注，既未接触封存原件，也未改变现有证据。
2. 为了发送而打开封存袋、取出纸稿重新扫描，或者操作已被控制的设备。
3. 发出的是带有调查标记、修改痕迹或特定批注的版本，并伴随帮助客户替换、删改其他材料的沟通。

三种情况不能同样评价。第一种仍须核对发送权限、保密义务及用途，但不能把“增加一个副本”直接写成“原件已被毁灭”。第二种涉及的启封、使用行为需要单独说明，不能因纸张最后放回就忽略。第三种则要继续追查是否存在毁证、伪证帮助，而不仅是计算发送了多少页。

纸稿、扫描件和电子源文件应分别保留。扫描件可能看不出纸张背面的文字、装订关系、墨迹先后或压痕，也可能遗漏一页附件；电子文件还涉及实际内容、形成来源及修改记录。副本能证明什么、不能证明什么，应据实说明，不把一份清晰扫描件当作所有原件特征的替代品。

有的文件复制后显示了新的时间，不代表正文一定被改过；同名文件也可能装着不同内容。应由真实版本、操作记录和其他证据相互印证，不能只挑一个时间字段作结论。

认定帮助毁灭、伪造证据，需要把帮助事实说完整

刑法第三百零七条第二款规定的是帮助当事人毁灭、伪造证据，情节严重的行为。它不是“未经批准向客户发材料”的一般处罚条款。判断时至少需要查清相关诉讼活动、当事人身份、被帮助的具体行为、行为人的认识和严重情节。

例如，客户索要资料是为了了解原有交易，还是要求据此替换另一份提交材料？销售员只知道客户要核对版式，还是已收到明确的毁证、伪证要求并实际配合？客户后来单方修改了自己的文件，与销售员事先共同安排如何掩盖原始事实，责任基础不同。

没有直接说出“帮我造假”几个字，不代表不能从完整证据判断故意；也不能因为双方长期合作，就推定销售员知道客户一切打算。通知是否送达、附件能否看到、对方具体说了什么、销售员随后做了什么，均应对应到本人。

发副本可能只是其中一个动作。若同时存在指使他人作伪证、以威胁等方法阻止证人作证，应按第三百零七条第一款另行核查，不能把真实沟通或依法向律师咨询笼统称为“串供”。要求同事把各自不记得的细节统一说成一个版本，则不能冒充正常内部核实。

还要区分当事人处理与自身责任有关的材料，与第三人帮助当事人的行为结构，不能跳过身份判断一概使用“帮助毁灭、伪造证据罪”。这不意味着自毁材料便当然合法；刑事诉讼法第五十四条要求如实提供证据，并规定伪造、隐匿、毁灭证据应受法律追究，具体责任仍须依相应法律条件认定。

妨害后果要核，但不能凭一次转发反推原案有罪

严重程度需要具体事实支撑。可核查关键原件是否灭失、其他版本是否被替换、证人是否受到干预，以及对查明案件事实造成了什么影响。附件页数多、客户后来受到处罚，均不能单独替代这些证明。

原件仍完整保存，是重要事实，却不是全部事实。如果其他关键资料被针对性删改，仍须审查发送行为与其间的联系、销售员当时的认识。客户是否实际利用副本改变其他证据，也应有相应记录，不能只凭“他拿到以后肯定会改”补足事实；涉及未完成行为的评价，还应另按刑法有关规定分析。

刑法第三百一十四条则限定为隐藏、转移、变卖、故意毁损已被司法机关查封、扣押、冻结的财产，并要求情节严重。应查实际对象和处分动作。把原件偷偷交还客户，与不动原件而发送一个既存副本，不能未经分析就视为同一种“转移”；是否另有违法行为，需要分别核实。

无论最后如何评价发送行为，原有案件中的印刷、经营或其他被调查事实，仍需独立证明。销售员发了文件，不等于客户原先一定犯罪，也不等于印刷厂负责人及所有经手员工共同参与。公诉案件有罪的举证责任及证据充分性要求，不会因为企业发生一次违规发送而消失。

佛山孟翔律师实务提醒：不要用删除来补救已经发送

发现副本已经发出，先停止未经核准的继续分发，保留原始附件、完整沟通、发送记录及相关版本。不要为了“补救”删除本机记录、要求客户统一删掉，或重新制作一份看似较早的文件。补充说明可以写，但应注明真实形成日期，与当时材料分开。

企业内部可由明确负责人整理三项对应关系：封存文书对应哪些载体；销售员当时收到哪些通知；已发送文件与封存稿有哪些差别。未知事实标明待核，不让所有员工共同起草一份统一回忆，也不要要求证人迎合企业解释。

仍在行政执法阶段的，向采取措施的机关说明发送对象、内容及现存证据，申请明确后续复制、保管安排。进入刑事侦查后，由辩护律师向办案机关提交版本对照和调取线索；案件到审查起诉阶段，再向承办检察院提出对帮助行为、主观认识及严重情节的具体意见。必要的复制或技术提取，应通过合法程序进行，不擅自打开已被封存的载体。

依法陈述、申辩及寻求律师帮助，不等于逃避调查；但提交材料必须真实，也应遵守涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的保密要求。发现发送问题后如实保留、说明，不能保证免责，却能避免再人为制造一组无法解释的删除或补签记录。

孟翔律师主要执业于广东佛山，现任广东尚尧律师事务所执行主任，兰州大学法律硕士。

法律依据

• [刑法第十四条、第二十五条、第三百零七条、第三百一十四条等](https://tianjin.chinatax.gov.cn/11200000000/0300/030004/03000418/20240920152615743.shtml)。
• [刑事诉讼法第五十一条、第五十四条、第五十五条、第一百四十一条、第一百四十二条等](https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/bgt/art/2025/art_48b3b0c3f954448e996602a71fc6f878.html)。
• [行政处罚法第五十六条](https://www.samr.gov.cn/zw/zfxxgk/fdzdgknr/tzsbs/art/2023/art_3712fbfaaed942b3b6b66f14d5288723.html)；[行政强制法第二十二条至第二十六条](https://www.court.gov.cn/shenpan/xiangqing/3109.html)。